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5 astuces qui aiderons vos équipes à rester productives en télétravail avec Microsoft Office 365

Le COVID-19 a mis le monde en suspension et toutes les activités s’en sont vues ralenties. Cela nous a obligés à rester chez nous et nous a peu à peu déconnectés du monde extérieur. Pour les entreprises, cet événement a perturbé le rythme auquel les employés, partout dans le monde, travaillaient chaque jour pour atteindre leurs objectifs.

Même si les confinements sont des événements inévitables, la distance peut être un excellent moyen de travailler, à condition d’adopter les bons outils. Ces technologies aident les employés à travailler efficacement lorsqu’ils se trouvent à domicile.

Dans cet article, nous étudions comment Microsoft Office 365 aide les travailleurs distants. Lorsqu’il est correctement mis en œuvre, Il aide à établir un sens aigu du travail d’équipe et offre à chacun la flexibilité et les moyens de communications nécessaires lorsque les employés se retrouvent dans l’incapacité de se rendre au bureau.

Une technologie qui rassemble et unifie vos équipes de travail

La meilleure méthode pour rassembler vos collaborateurs et guider leurs activités, consiste à partager des documents (informations), échanger des idées (communication) et gérer des tâches (production). Pour ce faire, vous pouvez utiliser SharePoint Online et Microsoft Teams.

Mais vous pouvez également configurer ces applications sur les appareils mobiles, afin que tout le monde puisse rester connecté à l’équipe n’importe où, n’importe quand.

Gif Microsoft Teams

1 – Restez connecté sur Microsoft Teams tout en travaillant à distance

Microsoft Teams est aujourd’hui un des principaux piliers du travail à distance proposé par la suite Microsoft Office 365. Il peut même être votre principal outil lorsque vous êtes éloignés de votre équipe pour communiquer sans effort, où qu’elle se trouve.

Principaux atouts :

  • Teams permet à votre équipe de se réunir à partir de n’importe où, via des réunions vocales ou vidéo. Le partage d’écran permet une souplesse de communication et une fluidité inégalée.

     

  • Teams permet à votre équipe d’accéder, de partager et de collaborer sur des fichiers Word, PowerPoint et Excel en temps réel.

     

  • Teams offre un lieu de stockage sûr où vous pouvez conserver tous les fichiers et documents importants auxquels vos différentes équipes peuvent accéder.

     

  • Teams dispose également d’une fonctionnalité de calendrier, vous pouvez donc y réserver une réunion et discuter avec des individus, créer des discussions de groupe et l’étendre avec différentes applications. Dans l’ensemble, MS Teams est une solution vraiment puissante pour la communication d’équipe.

     

    Teams est une solution évolutive où de nombreuses applications peuvent s’y additionner pour en faire un espace de travail unique et entièrement adapté à vos besoins. Par exemple, chez Inge-Com nous proposons la solution de communication corporate LiveTiles Reach, qui transforme Teams en un véritable réseau social d’entreprise et intranet de poche ultra-moderne.

Sharepoint Online multimode

2 – La solution pour la collaboration d’équipe à distance : SharePoint Online

La pièce maîtresse de votre Digital Workplace

SharePoint est l’une des applications Microsoft Office 365 les plus importantes si vous gérez des équipes distantes car elle sert de hub central à tous les documents de vos équipes travaillant à distance.

Chaque équipe a son espace sécurisé – un lieu de travail virtuel où évoluent leurs documents, fichiers et notes.

Si les membres de votre équipe recherchent quelque chose de spécifique, ils peuvent facilement utiliser la fonction de recherche et de filtrage afin de gagner du temps et de la fluidité au quotidien. 

Sharepoint est une solution qu’il est tout à fait possible d’améliorer. Il est vrai que certains aspects, comme la GED, ne sont pas des plus aisés à employer.

C’est pourquoi nous avons décidé de distribuer en France les solutions de l’éditeur allemand, d.velop. Elles permettent en toute simplicité de transformer Office 365 en une véritable plateforme de dématérialisation à part entière.

Outlook multimode

3 – Communiquez facilement avec MS Outlook tout en travaillant à distance

L’e-mailing est l’une des principales exigences de toute entreprise. Généralement, tout le monde connaît MS Outlook, qui est aussi accessible via le Web. Il est également possible de télécharger son application mobile pour encore plus de liberté.

C’est un outil à l’utilité capitale dans la gestion des e-mails en entreprise. Outlook possède un calendrier intégré qui vous aide à planifier des réunions et à envoyer des invitations à vos collègues que vous souhaitez inclure dans la réunion.

Il envoie même des rappels de réunions aux invités. Ce sont des fonctionnalités de base d’Outlook, mais dans le cadre de la suite Microsoft Office 365, son accessibilité au cloud est sa meilleure fonctionnalité.

word-excel-powerpoint

4 – Ressources avec Word / Excel / PowerPoint dans le cloud

Word, Excel et PowerPoint sont les outils traditionnels de Microsoft Office 365. Vous pouvez les utiliser avec l’option de co-création et compléter certains outils utiles pour les membres de l’équipe travaillant à distance.

Par exemple, vous pouvez créer un document Word ou une feuille Excel à laquelle tous les membres de l’équipe peuvent accéder simultanément. Ils peuvent également apporter des modifications et enregistrer les modifications en temps réel.

Cela réduit la lenteur des processus et évite d’avoir à envoyer par e-mail le même fichier encore et encore. De son côté OneDrive conserve un historique récupérable de chaque modification effectuée.

Microsoft to do multiview

5 – Gérer les tâches avec Microsoft To Do

To Do est un système de gestion des tâches très facile à utiliser et peut être intégré aux tâches Outlook. Il se synchronise sur tous les appareils et permet à votre équipe de créer diverses listes de tâches et de les partager avec leurs collègues. To Do les aide à gérer leurs tâches quotidiennes.

Vous pouvez créer une liste de tâches, prendre des notes, enregistrer des collections, planifier un événement ou définir des rappels sur Microsoft To Do. Cela vous aide à hiérarchiser vos tâches et à augmenter votre productivité.

To Do est pourvu de nombreuses fonctions très utiles pour la gestion de projets au quotidien. Par exemple, il émet é un petite notification sonore à vos collaborateurs lorsque vous terminez une tâche et que vous la marquez comme terminée. Vous pouvez combiner cela avec Teams et gérer efficacement toutes les étapes d’un projet.

Cette application mobile vous permet d’ajouter ou de mettre à jour des tâches lorsque vous êtes en déplacement.

télétravail microsoft solutions

Le travail à distance doit être perçu comme une force et non une contrainte !


Préparer une équipe à travailler à distance est un peu difficile, surtout lorsque cela n’a pas été beaucoup pratiqué auparavant. Chaque organisation a ses propres processus et c’est pourquoi ce défi est différent pour chaque organisation.

Les outils mentionnés ci-dessus ne sont que quelques exemples qui démontrent comment Microsoft Office 365 aide les travailleurs distants à travailler efficacement. Ils vous offrent la flexibilité de travailler où vous le souhaitez, qu’il s’agisse d’un ordinateur de bureau, d’un ordinateur portable ou d’une application mobile.

Contactez-nous pour en savoir plus sur la façon dont Microsoft 365 et la migration vers Microsoft Office 365 ont un impact significatif sur la gestion du lieu de travail distant.

 

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