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Comment appliquer de bonnes pratiques GED dans votre entreprise ?

Lorsque vous envisagez la mise en place d’une gestion électronique de documents (GED) dans votre entreprise – ou une façon d’améliorer votre système de gestion existant – en vous concentrant sur ses principes fondamentaux, puis en définissant vos objectifs, vous êtes assuré de réussir.

Découvrez ci-dessous quelque bonnes pratiques éprouvées qui vous donneront une longueur d’avance.

KPI GED

1 – Fixez-vous des objectifs et développez des indicateurs clés (KPI)

De nombreuses entreprises ne prennent pas le temps de se fixer des objectifs ou de déterminer comment mesurer leurs progrès. Être précis est la chose la plus importante. Essayez-vous d’aider les utilisateurs à trouver des documents plus rapidement? Économiser sur les coûts de stockage des documents? Améliorer la collaboration?

Avant de mettre en œuvre votre solution de gestion électronique de documents, spécifiez les mesures et les indicateurs de performance clés (KPI) que vous utiliserez pour mesurer les progrès vers vos objectifs. Définissez également une base de référence afin de pouvoir comparer les performances de votre système existant.

Par exemple, vous pouvez découvrir qu’il faut 10 minutes pour traiter une facture avec votre système actuel mais qu’il ne suffit que de deux minutes après avoir utilisé un système de GED pendant un mois. Partager ces succès mesurables avec vos collègues est un excellent moyen de montrer la valeur du projet et d’encourager l’adoption par tous les utilisateurs à mesure que vous avancez.

processus metiers ged

2 – Hiérarchisez vos processus métiers pour mieux automatiser les tâches répétitives

Les processus automatisés réduisent le temps de travail et les efforts des employés, ce qui réduit aussi les coûts de votre entreprise. Assurez-vous donc de prioriser les efforts d’automatisation sur les tâches répétitives et chronophages afin de vous concentrer sur les processus réellement critiques pour l’entreprise et atteindre vos objectifs.

Vous souhaiterez peut-être accélérer le traitement des commandes, améliorer les temps de réponse du service client ou l’intégrer à votre système comptable pour fluidifier les opérations de transactions.

Par exemple, un fabricant a décidé d’utiliser la gestion des documents électronique pour répondre plus rapidement lorsque les clients ont posé des questions sur les détails techniques liés à leurs commandes. Avant d’automatiser ce processus, le temps de réponse moyen était situé entre 6 et 10 heures, selon que la commande était stockée sur site ou devait être récupérée à partir d’un entrepôt de stockage hors site. Après l’automatisation avec la gestion numérique des documents, le fabricant a réduit le temps de réponse moyen à moins de 30 secondes.

processus papier ged

3 – Améliorez vos processus papier au lieu de les émuler

De nombreuses entreprises font l’erreur d’essayer de reproduire leurs processus papier dans un contexte digital, au lieu de saisir l’occasion d’éliminer des étapes supplémentaires. Lorsque vous mettez en place des processus numériques, demandez-vous pourquoi vous avez suivi une certaine procédure dans le passé et si ces actions sont nécessaires dans ce nouveau contexte.

L’expérience vécue récemment par une célèbre entreprise internationale située à Lyon  en est un bon exemple. Cette dernière souhaitait convertir son processus d’approbation des achats en un workflow numérique.

Dans un premier temps, elle s’est contenté de reproduire le processus papier, qui reposait sur l’assistant du contrôleur. Il devait recueillir et acheminer les approbations à chaque étape. Mais en intégrant des règles métier dans son système de gestion de documents, l’entreprise a pu acheminer les factures pour approbation sans avoir à affronter cet obstacle à chaque étape.

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4 – Collectez votre contenu dès son point d’origine

La capture de documents aussi proche que possible de la source permet de gagner du temps et d’améliorer la qualité des données. Des outils comme les imprimantes virtuelles et les formulaires électroniques en sont de bons exemples.

– Les imprimantes virtuelles vous permettent d’enregistrer des documents directement dans votre système de GED sans les imprimer ni les numériser au préalable.

– Les formulaires électroniques eux, vous permettent d’extraire automatiquement les données d’un document, ce qui réduit la saisie manuelle des données. Ces formulaires simplifient, améliorent et accélèrent la collecte de données. Non seulement ils sont instantanément disponibles pour tout le monde sur n’importe quel appareil, mais les formulaires fournissent une structure aux données, de sorte qu’ils peuvent être utilisés pour automatiser le flux d’informations de l’entreprise.

Il est également important de pouvoir partager des données avec votre ERP, CRM ou tout autre logiciel d’entreprise. Lorsque votre solution de gestion de documents et d’autres systèmes peuvent «se parler», la récupération des données et leur partage entre eux permettent de synchroniser les informations commerciales.

À elles seules, ces deux spécificités vous permettent alors de transformer Microsoft Office 365 en une véritable plateforme de dématérialisation à part entière.

interface simple ged docuware

5. Assurez-vous que l’interface utilisateur est simple et intuitive

Vous voulez bien sûr que les utilisateurs accèdent de manière simple au système et obtiennent ce dont ils ont besoin en aussi peu de clics et d’étapes que possible – et sans encombrer inutilement leur bureau.

Les systèmes de GED sont conçus pour résoudre de nombreux problèmes, mais toutes les fonctionnalités ne doivent pas être affichées sur l’écran de chaque utilisateur. Un bon système permet aux administrateurs et aux utilisateurs de visualiser uniquement les éléments dont chacun a besoin pour accomplir une tâche.

La personnalisation de l’interface permet à une personne d’accomplir plus facilement ses tâches sans les confondre ni de se submerger de détails non pertinents.

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6 – Tirez parti du cloud

 Avec les applications « On-premise », la technologie de stockage et de mise en réseau est installée au sein des quatre murs de votre entreprise ou de votre centre de données.

Les actifs physiques tels que les serveurs, les routeurs et les disques durs sont achetés, installés et finalement remplacés. Ils nécessitent une maintenance, des mises à niveau, des intégrations et une surveillance de la sécurité coûteuses et chronophages.

À l’inverse, les fournisseurs de services cloud assument la responsabilité des mises à niveau du système et des correctifs de sécurité, ce qui vous permet de faire évoluer votre solution sans besoins de ressources informatiques supplémentaires.

Les employés, en particulier ceux qui travaillent à distance, en bénéficient également de manière significative, car les activités basées sur le cloud fonctionnent partout et permettent un travail pouvant être effectué de n’importe où, sur n’importe quel appareil, à tout moment.

Avec le cloud, tout le modèle de dépenses est inversé: les abonnements aux services peuvent être classés comme des dépenses opérationnelles plutôt que comme des dépenses en capital. C’est pourquoi d’un point de vue purement budgétaire et selon le cas, le cloud est un choix qui peut avoir beaucoup de sens.

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Un dernier petit conseil

Essayer un logiciel pour effectuer un test dans son propre écosystème est bien plus parlant que toute discussion théorique sur son fonctionnement.

Créez un compte d’essai gratuit avec une solution comme DocuWare est un excellent point de départ. Vous pouvez développer une meilleure compréhension de la GED en téléchargeant vos propres documents et en utilisant la documentation et la base de connaissances disponible sur le site de l’éditeur.

DocuWare Smart Document Control est un système de gestion électronique de document sur le cloud prêt à l’emploi. La solution propose des classeurs numériques prédéfinis, un stockage de documents, des paramètres de partage et plus encore. Vous pouvez commencer à stocker des documents dès leur mise en service.

Si vous souhaitez tirer le meilleur parti d’un nouveau système ou rendre votre solution existante plus efficace, ces bonnes pratiques de gestion de documents ne sont pas que des options – elles sont essentielles.

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Grâce aux solutions de dématérialisation DocuWare  travaillez de n’importe quel endroit : au bureau, en déplacement, en télétravail. Archivez, partagez, sécurisez vos documents en quelques clics. Automatisez vos processus avec les workflow et garantissez vous le meilleur travail en toute sécurité.

Les conseils mentionnés ci-dessus ne sont que quelques exemples qui démontrent comment la GED aide les travailleurs distants à travailler efficacement. Ils vous offrent la flexibilité de travailler où vous le souhaitez, qu’il s’agisse d’un ordinateur de bureau, d’un ordinateur portable ou d’une application mobile. 

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