5 Bénéfices d'un coffre fort GED Cloud certifé NF203 by Docuware

Qu'est-ce qu'un coffre-fort numérique ?  

Imaginez un espace de stockage virtuel, inviolable et accessible 24h/24, où vos documents les plus importants sont conservés en toute sécurité. C'est exactement ce qu'offre un coffre-fort numérique ! 

Plus qu'un simple espace de stockage, un coffre-fort numérique vous permet de : 

• Centraliser vos documents : Fini les classeurs et les recherches interminables ! Tous vos documents importants, factures, contrats, passeports, etc., sont regroupés en un seul endroit. 
• Gagner en tranquillité d'esprit : Bénéficiez d'une sécurité optimale grâce à des technologies de cryptage de pointe et des systèmes d'authentification avancés. Dites adieu aux risques de perte, de vol ou de destruction de vos documents ! 
• Respecter les obligations légales : Conservez vos documents pendant la durée légale requise et soyez serein en cas de contrôle administratif. 
• Préserver l'intégrité de vos documents : Assurez l'authenticité et la non-répudiation de vos documents numériques grâce à des horodatages et des signatures électroniques. 

Un coffre-fort numérique s'avère indispensable pour : 

• Les particuliers : Protégez vos documents personnels, vos justificatifs fiscaux, vos actes de naissance et bien plus encore. 
• Les entreprises : Sécurisez vos documents comptables, vos contrats, vos données clients et sensibles en toute conformité avec la réglementation. 
• Les professions libérales : Archivage des dossiers médicaux, des actes juridiques, des contrats clients, etc., en respectant les exigences légales et professionnelles.

Optez pour un coffre-fort numérique certifié NF203 et profitez d'une solution de stockage fiable, sécurisée et performante pour vos documents importants.

Fonctionnement d'un coffre-fort électronique : Comprendre les bases 

Le coffre-fort électronique s'intègre à votre solution de gestion documentaire (GED) et offre un processus de conservation en deux étapes : le scellement numérique et l'archivage. 

1. Scellement numérique :

• Lors du dépôt de vos documents, un scellement numérique est effectué pour garantir leur intégrité. 
• Cette technique garantit l'authenticité du document et le rend infalsifiable. 
• Toute modification ultérieure du document sera détectée et rendue visible. 

2. Archivage :

• Une fois scellés, vos documents sont archivés de manière sécurisée et durable. 
• Le coffre-fort numérique assure la conservation de vos documents pendant la durée légale requise. 
• Vous pouvez accéder à vos documents archivés à tout moment et depuis n'importe quel appareil. 

Le coffre-fort électronique fonctionne comme un coffre-fort physique, mais pour vos documents numériques. Il offre une sécurité et une fiabilité accrues pour la conservation de vos données importantes. 

Coffre-fort électronique : Bien plus qu'un simple espace de stockage 

Le coffre-fort électronique, ou CFN, s'avère un outil précieux pour la gestion et la sécurisation de vos documents numériques, tant pour les particuliers que pour les entreprises. 

Pour les particuliers : 

• Centralisez vos documents personnels : Rassemblez en un seul endroit sécurisé vos contrats de travail, fiches de paie, passeports, actes de naissance et bien plus encore. 
• Préservez la confidentialité et l'intégrité de vos documents : Bénéficiez d'un cryptage de pointe et de technologies de protection avancées pour garantir l'authenticité et la non modificabilité de vos documents. 
• Simplifiez vos démarches administratives : Accédez facilement à vos documents importants à tout moment et depuis n'importe quel appareil. 

Pour les entreprises : 

• Diffuser des documents professionnels en toute sécurité : Factures, contrats, fiches de paie, etc., partagez vos documents sensibles dans un espace sécurisé et contrôlez l'accès des utilisateurs. 
• Assurez la traçabilité et l'intégrité de vos documents : Garantissez l'authenticité de vos documents et sécurisez leur historique pour une meilleure traçabilité. 
• Respectez les obligations légales : Simplifiez la gestion des délais de conservation et soyez serein en cas de contrôle fiscal ou administratif. 
• Gagnez en efficacité : Accélérez vos recherches de documents et optimisez la gestion de vos processus documentaires. 

Le coffre-fort électronique ne se résume donc pas à un simple espace de stockage. Il s'agit d'une solution complète offrant une multitude d'avantages pour la sécurité, la confidentialité et la gestion efficace de vos documents numériques. 

Le coffre-fort offre donc : 

• une Sécurité renforcée pour vos documents confidentiels. 
• une Centralisation et simplification de la gestion documentaire. 
• un Respect des obligations légales et meilleure traçabilité. 
• un Gain d'efficacité et de productivité. 

Le coffre-fort électronique s'avère un outil indispensable pour quiconque souhaite protéger et gérer ses documents numériques de manière optimale. 

Coffre-fort électronique : Quels documents y stocker ? 

Le coffre-fort électronique, ou CFN, s'impose comme une solution de choix pour la gestion et la sécurisation de vos documents numériques. Mais quels types de documents peut-on y stocker ? 

1. Documents RH :

• Dématerialisation facilitée : Loi travail (2017) autorise la dématérialisation des documents RH sans autorisation du salarié. 
• Bulletins de paie : Conservation obligatoire pendant 5 ans. 
• Autres documents RH : Contrats de travail, primes, indemnités, etc., à conserver pendant 5 ans. 
• Soldes de tout compte : Conservation obligatoire pendant 3 ans. 
• Délais légaux spécifiques : Consultez le site Service Public.fr pour connaître les durées de conservation applicables à chaque type de document RH. 

2. Factures et documents comptables :

• Factures clients et fournisseurs, contrats électroniques, pièces justificatives comptables : Conservation obligatoire pendant 10 ans. 
• Sécurité en cas de contrôle fiscal : Le coffre-fort électronique offre une protection optimale en cas de vérification par les autorités fiscales. 

3. Documents fiscaux :

• Livres, registres, documents et pièces soumis au contrôle de l'administration fiscale: Conservation obligatoire pendant 6 ans. 

4. Documents civils et commerciaux :

• Contrats commerciaux, documents bancaires, documents de transport de marchandises : Conservation obligatoire pendant 5 ans. 
• Déclarations en douane : Conservation obligatoire pendant 3 ans. 

5. Documents sociaux :

• Statuts de la société : Conservation obligatoire pendant 5 ans après la radiation de la société. 
• Documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexes...) : Conservation obligatoire pendant 10 ans. 
• Convocations, feuilles de présence, pouvoirs, rapports du gérant ou du conseil d'administration : Conservation obligatoire pendant 3 ans. 

Le coffre-fort électronique ne se limite pas à la simple conservation de documents. Il offre de nombreux avantages : 

• Sécurité et confidentialité renforcées : Cryptage de pointe et technologies de protection avancées pour vos documents sensibles. 
• Respect des obligations légales : Conservation des documents pendant les durées légalement requises. 
• Gain de place et d'efficacité : Accès facile et sécurisé à vos documents depuis n'importe quel appareil. 
• Contribution à une démarche RSE : Réduction de l'empreinte carbone et des consommables liés au papier. 

Le coffre-fort électronique s'avère un outil indispensable pour tous les professionnels soucieux de la sécurité et de la gestion efficace de leurs documents numériques. 

Sanctions en cas d'absence de conservation des documents : Soyez prévenu ! 

Manquer à vos obligations de conservation de documents peut s'avérer coûteux pour votre entreprise. Découvrez les sanctions encourues et les moyens de vous en prémunir. 

1. Les risques fiscaux :

• Amende de 10 000 € : L'article 1734 du Code général des impôts sanctionne l'absence de tenue ou la destruction prématurée des documents demandés par l'administration fiscale. 
• Majoration de 40% : En cas de manœuvres frauduleuses, l'amende peut être majorée de 40%, portant son montant à 14 000 €. 
• Intérêts de retard : S'ajoutent à l'amende les intérêts de retard calculés sur le montant des impôts non payés à cause de l'absence de documents justificatifs. 

2. Les sanctions sociales :

• Amende de 750 € par salarié : L'employeur qui ne conserve pas les documents RH obligatoires (contrats de travail, bulletins de paie, etc.) s'expose à une amende par salarié concerné. 
• Risques en cas de litige : L'absence de documents peut fragiliser l'entreprise en cas de litige avec un salarié ou un organisme social. 

3. Les sanctions commerciales :

• Refus de prise en charge par les assurances : En cas de sinistre, l'absence de documents comptables peut empêcher l'entreprise d'être indemnisée par son assurance. 
• Difficultés à obtenir des financements : Les banques et les investisseurs peuvent exiger la présentation de certains documents pour accorder un prêt ou un financement. 

4. Les sanctions pénales :

• Risque de poursuites pénales : Dans certains cas, l'absence de conservation de documents peut constituer un délit, comme la destruction de preuves comptables. 

Protégez vous : 

• Mettez en place un système de conservation des documents fiable et sécurisé. 
• Consultez un expert pour connaître les durées légales de conservation applicables à votre activité. 
• Utilisez un coffre-fort électronique pour stocker vos documents numériques en toute sécurité. 

En prenant les mesures nécessaires pour conserver vos documents, vous vous prémunissez contre de lourdes sanctions et garantissez la pérennité de votre entreprise.

INGE-COM se positionne en tant qu'opérateur de gestion des documents qualité, et à ce titre, vous propose une mission d'accompagnement personnalisée pour simplifier vos processus et optimiser votre efficacité. Vous bénéficierez d'un accompagnement personnalisé avec l’un de nos consultants spécialisés dans la gestion documentaire qualité. Contactez nous dès aujourd'hui pour découvrir comment nous pouvons vous aider à transformer votre entreprise et à maximiser vos résultats grâce à la GED Docuware qualité.