Comprendre les possibilités de Microsoft Sharepoint pour automatiser ses processus métiers
Dans un environnement professionnel en constante évolution, la pression pour optimiser les opérations et réduire les tâches manuelles est plus forte que jamais. Les entreprises se tournent vers des outils numériques capables d’automatiser les processus répétitifs, de faciliter la collaboration et d’assurer la conformité. Parmi ces outils, Microsoft SharePoint s’impose comme une plateforme puissante, non seulement pour la gestion documentaire, mais aussi pour l’automatisation des processus métier dans l’ensemble des services.
1. Des fonctionnalités de workflow intégrées
SharePoint propose des flux de travail intégrés qui permettent d’automatiser des processus courants tels que les validations de documents, l’attribution de tâches ou les mises à jour de statuts. Grâce à SharePoint Designer (sur les versions antérieures) ou à Power Automate, les utilisateurs peuvent créer des automatisations déclenchées selon des règles précises. Par exemple :
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Rediriger automatiquement un formulaire soumis vers un manager pour validation.
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Envoyer des notifications par e-mail lorsqu’un fichier est ajouté ou modifié.
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Mettre à jour les métadonnées ou les autorisations en fonction de l’état du document.
Ces routines automatisées réduisent considérablement les tâches manuelles répétitives et limitent les risques d’erreurs humaines.
2. Intégration avec Power Automate
L’intégration native de SharePoint avec Microsoft Power Automate renforce considérablement ses capacités d’automatisation. Power Automate permet de concevoir des flux de travail low-code ou no-code connectant SharePoint à des centaines d’autres services comme Outlook, Teams, Excel, Dynamics 365 ou encore des applications tierces.
Exemples concrets :
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Lorsqu’un élément est ajouté à une liste SharePoint, créer automatiquement une tâche dans Microsoft Planner.
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À la soumission d’une demande de congé, déclencher un circuit de validation à plusieurs niveaux et archiver la décision dans SharePoint.
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Générer automatiquement un PDF à partir d’un document SharePoint, puis l’enregistrer dans OneDrive ou une bibliothèque de conformité.
Cette approche permet aux utilisateurs métier comme aux équipes IT de construire des processus automatisés à l’échelle, sans avoir recours à du développement complexe.
3. Formulaires et collecte de données
Grâce à Power Apps, SharePoint permet de créer des formulaires et des applications personnalisées qui s’appuient directement sur les listes ou bibliothèques SharePoint. Cette capacité est idéale pour automatiser la collecte de données :
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Fiches d’intégration pour les nouveaux employés
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Systèmes internes de demande d’assistance
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Formulaires de remboursement de frais
Ces applications peuvent être utilisées sur ordinateur ou mobile, et s’intègrent facilement dans des flux de validation ou de notification automatisés via Power Automate.
4. Gestion du cycle de vie documentaire
La gestion du cycle de vie des documents — de leur création à leur archivage — est un excellent terrain pour l’automatisation. SharePoint prend en charge cette dimension grâce à :
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La gestion des versions, pour suivre les évolutions d’un document
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Les workflows basés sur les métadonnées, pour automatiser les étapes de révision ou d’archivage
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Les paramètres d’approbation de contenu, afin de publier uniquement les versions validées
Cette automatisation aide les entreprises à rester conformes aux politiques internes et aux exigences réglementaires, tout en diminuant la charge administrative.
5. Suivi des tâches et des projets
Les listes de tâches SharePoint et les sites de projet peuvent être enrichis grâce à Power Automate et Planner, pour automatiser le suivi de projet. Par exemple :
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Attribuer automatiquement une tâche à un collaborateur selon l’état d’un projet.
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Mettre à jour des tableaux de bord dès qu’une tâche est terminée.
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Alerter les parties prenantes à l’approche d’une échéance importante.
Cette automatisation renforce la visibilité des projets et favorise la responsabilité collective.
Conclusion : Une plateforme évolutive pour l’automatisation
Microsoft SharePoint va bien au-delà de la simple gestion documentaire. Il s’agit d’une plateforme robuste pour numériser et automatiser les processus quotidiens de l’entreprise. En l’associant à Power Automate et Power Apps, SharePoint devient un levier clé pour instaurer un environnement de travail moderne, efficace et collaboratif.
Que vous souhaitiez optimiser la validation de documents, automatiser la saisie de données ou améliorer la gestion de projets, SharePoint offre des solutions flexibles et évolutives — sans dépendre de développements coûteux ou d’outils tiers complexes.
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