GED pour SharePoint / Microsoft365

Isolation et multiples silos d'informations : les défis de la GED SharePoint

L'une des problématiques majeures rencontrées dans les systèmes d'information est l'isolation des données, créant ainsi des silos d'informations non connectés. Dans une solution standard de gestion électronique des documents (GED) via SharePoint, le contenu interne et externe à la plateforme n'est souvent pas synchronisé. Les emails, par exemple, restent disponibles uniquement dans Outlook et ne sont pas intégrés à SharePoint, limitant ainsi la flexibilité et l'agilité des processus métier.

De plus, les documents issus d'applications clés comme les ERP, CRM, ou autres solutions spécifiques de gestion d’entreprise ne sont pas accessibles via SharePoint, entraînant une fragmentation de l'information. Cela complexifie la gestion des données, affecte la productivité et freine les entreprises dans l'exploitation efficace de leurs progiciels et solutions logicielles intégrées.

Une expérience GED SharePoint peu intuitive pour les utilisateurs

L'expérience utilisateur dans la GED SharePoint peut s'avérer complexe en raison de la structure technique de la plateforme. Les éléments tels que les collections de sites, les sites, les sous-sites, les listes et les bibliothèques sont souvent difficiles à appréhender pour les utilisateurs non techniques. De plus, ceux-ci sont obligés de quitter leurs applications favorites, telles que les solutions logicielles de gestion commerciale ou les progiciels d'entreprise, pour travailler dans un environnement SharePoint qui propose un ensemble de fonctionnalités parfois trop vaste et non adapté à leurs besoins immédiats.

Cette fragmentation crée un manque de flexibilité et d'agilité dans la gestion des informations, car il n'existe souvent pas de relation logique entre les données qui devraient être liées. Les utilisateurs ont du mal à naviguer et à trouver les informations pertinentes, ralentissant ainsi l'optimisation des processus métier.

Fonctions manquantes dans la GED SharePoint : des limites à surmonter

Bien que la GED SharePoint propose de nombreuses fonctionnalités, elle présente certaines lacunes qui peuvent freiner l'efficacité des entreprises. Parmi ces limitations, on retrouve des difficultés de navigation, ainsi qu'un manque d'héritage des métadonnées, ce qui complique l'organisation et la traçabilité des informations.

De plus, l'intégration des données externes provenant d'ERP, CRM, ou autres solutions logicielles reste peu intuitive et nécessite souvent des développements spécifiques. Cette absence de connexion fluide avec des systèmes comme les progiciels de gestion commerciale ou de gestion d'entreprise empêche l'exploitation complète des environnements informatiques et des processus métier. Pour une solution plus évolutive et sécurisée, une meilleure intégration et un paramétrage flexible sont nécessaires.

Intégration ERP & CRM : une connexion complexe avec la GED SharePoint

Bien que SharePoint offre des mécanismes pour connecter la gestion électronique des documents (GED) à des applications métiers telles que les ERP et CRM, leur mise en œuvre reste souvent complexe. L'intégration avec des systèmes critiques comme les progiciels de gestion d'entreprise ou les logiciels de gestion commerciale nécessite un paramétrage avancé et un fort engagement de la part des équipes informatiques et de la DSI.

L'absence d'une interface simple et intuitive pour connecter efficacement ces environnements informatiques à la plateforme SharePoint peut ralentir les processus métier et limiter l'agilité de l'entreprise. Pour une gestion des données plus fluide et un meilleur accès à l'information, il est essentiel de choisir une solution intégrant de manière efficace les différentes sources de données externes.

Fonction OCR/LAD/RAD : des services d'extraction de données manquants

La GED SharePoint ne propose pas de solution prête à l'emploi pour les services avancés de reconnaissance optique de caractères (OCR), de lecture automatique de documents (LAD) ou de reconnaissance automatique de documents (RAD). Ces technologies, pourtant essentielles pour l'automatisation des processus et la numérisation des données, permettent d'extraire efficacement des informations à partir de documents et d'optimiser la gestion commerciale ainsi que les processus métier.

L'absence de telles fonctionnalités prêtes à l'emploi complique la mise en place d'une solution évolutive et personnalisée, réduisant la flexibilité dans le traitement des données et limitant l'efficacité des progiciels et solutions logicielles intégrées aux environnements informatiques de l'entreprise.

Vues dynamiques dans la GED : une limitation de SharePoint

La GED SharePoint ne permet pas de naviguer dans le référentiel de manière fluide à partir d'une arborescence dynamique basée sur les métadonnées. Cette absence de vues dynamiques entrave la flexibilité et l'agilité dans l'organisation des informations. Les utilisateurs sont contraints de se baser sur une structure rigide plutôt que de profiter d'une navigation personnalisée et adaptable aux processus métier de l'entreprise.

Pour une gestion plus efficace des documents et une meilleure exploitation des solutions de gestion ou des progiciels, une arborescence dynamique s'avère essentielle. Elle permettrait de structurer et de consulter les informations en fonction des besoins spécifiques, améliorant ainsi la productivité et la gestion de la relation client au sein des différents environnements informatiques.