Les challenges des directions Juridiques
Les attentes des directions juridiques : favoriser la visibilité des contrats
Au niveau du CEO, une vision à 360 degrés des relations clients est nécessaire, ainsi que la capacité de suivre les performances, les risques, les finances et les opportunités d'achat et de vente
La gestion des relations fournisseurs et l'utilisation des contrats comme indicateurs de performance sont essentielles au niveau des achats.
La finance doit comprendre l'impact du portefeuille de contrats sur les coûts et les revenus.
Au niveau juridique, il est crucial de mettre en place une diligence raisonnable et de minimiser les risques liés au portefeuille de contrats en identifiant les dérapages et les incohérences des clauses.
Les ventes doivent gérer et développer les relations avec les clients en respectant les objectifs contractuels fixés.
Les défis et les enjeux à relever seront multiples :
- Gérer une charge de travail plus importante, avec des budgets variables et des exigences élevées en termes de performance.
- S'adapter rapidement à un niveau de complexité accru dans le métier.
- Mettre en place un mode hybride avec des données et des documents décentralisés, souvent sans processus dématérialisés.
- Affirmer le rôle de partenaire stratégique auprès des dirigeants en valorisant les contributions de la fonction juridique pour démontrer sa valeur ajoutée.
- Développer un positionnement de partenaire commercial auprès des directions opérationnelles, en favorisant une collaboration plus étroite.
- Évoluer vers un rôle de "facilitateur" de l'activité en modifiant l'image de la fonction juridique au sein de l'entreprise, afin de ne plus être perçu comme un obstacle, une simple fonction de support ou un centre de coûts.
- Trouver le positionnement optimal au sein de l'entreprise en créant une valeur unique.
Les pistes de création de valeur
- Mise en place de plans d'action alignés sur le plan stratégique de l'entreprise.
- Développement d'une approche des risques variés (droit commercial, droit de la concurrence, droit fiscal, etc.) pour limiter et respecter les obligations contractuelles.
- Délégation de certaines tâches à des personnes non-juristes et aux utilisateurs pour faire face à la charge de travail (création des contrats avec approbation des juristes, demandes juridiques, etc.).
- Utilisation d'indicateurs de performance pour mesurer la valeur ajoutée en fonction des objectifs fixés.
- Négociation de budgets pour l'adoption de technologies favorisant la mise en pratique de ces mesures et permettant une plus grande réactivité des opérationnels.
- Disponibilité d'une base web des contrats accessible 7 jours sur 7 et via tout type de périphérique.
- Mise en place d'un portail juridique en libre-service pour tous les métiers de l'entreprise (achats, ventes, finances, etc.).
- Digitalisation des processus.
- Encouragement d'une collaboration moderne entre les départements.
- Utilisation de la signature électronique.
- Création d'une base de connaissances sur les clauses juridiques et les obligations.
- Partage d'informations et de connaissances juridiques.
- Transmission d'informations visant à améliorer la performance des autres services.
Tendances Technologiques service de la fonction juridique
Les tendances en matière de gestion des contrats sont nombreuses :
- Optimisation des processus juridiques grâce à l'automatisation de la création et de la révision des contrats à l'aide de modèles et de clausiers préétablis.
- Amélioration de la circulation et de la validation des contrats par le déploiement de workflows internes et externes pour la lecture et la validation.
- Mise en place d'une base de contrats centralisée et sécurisée, accessible de partout, avec des fonctionnalités de recherche avancée.
- Transition vers la signature électronique des contrats.
- Renforcement de la confidentialité et de la sécurité des données en mettant en place des mécanismes conformes au RGPD et en utilisant des méthodes d'authentification à plusieurs facteurs (MFA).
- Mise en place d'un calendrier de suivi des échéances des contrats avec des alertes automatiques et personnalisées.
- Tableau de bord pour améliorer la visibilité et garantir la conformité aux régulations tout en réduisant les risques.
- Amélioration de la productivité en offrant une expérience utilisateur optimale et fluide pour les opérations juridiques et les collaborateurs de l'entreprise.
- Intégration des processus juridiques avec le système d'information (ERP/CRM, Salesforce, Oracle, Dynamics ERP, etc.) pour récupérer les informations de gestion, assurer la sécurité et accéder aux informations et aux documents des contrats depuis l'ERP.
- Rôle majeur de l'intelligence artificielle (IA) à plusieurs niveaux, notamment pour l'indexation et l'extraction automatique des informations clés des contrats. L'IA permet également d'importer en masse et d'indexer les bases de données de contrats, simplifiant ainsi les tâches des juristes et améliorant les performances du service juridique.
Utilisation de l'intelligence artificielle (IA) et du machine learning (ML) pour la gestion des contrats
Estimations sur l'utilisation de l'IA/ML pour la gestion des contrats:
L'automatisation des contrats grâce à l'IA offre la possibilité d'accélérer les cycles de négociation de 50 %, de réduire les paiements erronés de 75 à 90 % et de diminuer les dépenses annuelles liées à la gestion des contrats de 20 à 50 %.
Comment cela fonctionne-t-il ?
L'IA est utilisée pour effectuer des tâches routinières, permettant ainsi de gagner du temps. Cependant, il est important de souligner que l'IA ne peut pas remplacer les juristes, car il existe de nombreuses subtilités et aspects complexes dans la gestion des contrats qui nécessitent leur expertise.
Qu’est ce que D.delop AG ?
D.velop en quelques mots :
29 ans d'expérience
1000 employés
12,1 k Clients
2,8 M d'utilisateurs
Quelles sont les avantages de D.velop ?
- SharePoint est considéré et utilisé comme un centre stratégique d’information au sein d’une organisation
- Les fonctions de GED sont disponibles depuis Outlook
- d.velop permet de gérer les contrats juridiques, au Document Management sur la plateforme Microsoft Office 365
- Possibilité de dématérialisé les dossiers du personnel, les factures Fournisseurs sur Microsoft 365
Le rôle de d.velop pour les contrats de Management
Il permet de gérer complétement le cycle de vie des contrats en collaboration. Basée sur l’écosystème Microsoft 365(Power Automate, PowerApps,Power BI), cette solution bénéficie de tous les outils Microsoft pour en faire une robuste solution Collaborative de gestion de cycle de vie des contrats juridiques.
Les fonctionnalités offertes sont nombreuses :
- Possibilité de lancer des recherches simples et avancées selon différents critères.
- Filtrage des types de contrats à afficher.
- Suivi des échéances des contrats et accès à une base documentaire dédiée.
- Accès au tableau de bord analytique depuis Microsoft Teams via Power BI.
Le tableau de bord utilisateur Recherche permet de visualiser les contrats en cours, d'exporter les résultats dans Excel, de rechercher des contrats dans SharePoint et Teams en utilisant des mots-clés et des types de contrats, en sauvegardant les requêtes ou par texte.
L'intégration avec Teams permet également d'accéder aux contrats et de capturer les emails relatifs aux contrats en cours.
Le processus d'onboarding pour un nouveau contrat et le workflow de révision de contrat proposent de nombreuses fonctionnalités :
- Assistance à la création d'un nouveau contrat en gérant les dates d'échéances et en mettant en place des notifications.
- Intégration de l'application "Team Approval" pour les workflows de contrats.
- Validation des contrats directement depuis Teams
La signature électronique est prise en charge pour les contrats conformes à la norme EIDAS. Le tableau de bord de reporting pour les managers est un outil d'aide qui utilise également Power BI pour fournir des informations via un tableau de bord.
Inge-Com se positionne en tant un intégrateur GED/Workflow/DEMAT et vous propose à ce titre, une solution complète et innovante pour la gestion du cycle de vie des contrats juridiques, d.velop AG. Grâce à notre intégration avec l'écosystème Microsoft 365 et notre expertise en matière de dématérialisation, nous vous aidons à relever les défis et à saisir les opportunités de manière efficace. Nos fonctionnalités avancées telles que la recherche, le suivi des échéances, la base documentaire dédiée et l'intégration de Teams vous permettront d'optimiser vos processus et de gagner en productivité. Avec d.velop, vous pouvez transformer votre fonction juridique en un véritable partenaire stratégique, en offrant une valeur ajoutée à votre organisation.
